Projekti-raportointia Power BI:llä

Projekti-raportointia Power BI:llä

Olemme toteuttaneet projektiportfolioraportti - esimerkin, jossa käytetään Power BI:n avulla Microsoftin demodataa Project Onlinesta.   Projektienhallinnan kannalta raha on yleensä keskeinen asia ja siksi salkkutasolla olemme keränneet esille koko salkun kustannuksien datan. Tämä luo näkyvyyttä koko organisaation kehittämistoimintaan kun kaikkien salkkujen ja niiden projektien tiedot ovat näkyvillä. Kustannusdataa ovat esimerkiksi todelliset kustannukset, budjetoidu kustannukset ja viimeisen estimaatin kustannukset. Lisäksi vohvelivalikon   kautta voimme pureutua dataan eri osastojen, projektityyppien tai projektin omistajien näkökulmasta, jolloin ennusteet ja projektit ovat paremmin vertailukelpoisia keskenään. Portfolio kustannus per päivä visuaalisaatiossa voimme seurata kuinka paljon salkku maksaa per päivä ja miten nämä kustannukset kasautuvat eri aikoihin. Esimerkin sakussa on ennustettu syyskuulle huomattavasti suurempia päiväkustannuksia kuin muulle osaa vuodesta. Olisiko tässä hyvä siirtää joitakin projekteja eri aikaan, jotta kuormitus olisi tasaisempaa? Toteutuneesta näemme, että joka tapauksessa kulut ovat seuranneet enemmän keskimääräistä päivähintaa. Erityisesti tässä raportissa Power BI pääsi osoittamaan vahvuutensa, sillä kyseinen data on projektitasolla Project Onlinessa, ei päivätasolla mitä raportointi vaatisi. Mikäli rahaa käytetään huomattavasti vähemmän kuin mitä on arvioitu, voidaan siitä helposti päätellä, että projektit eivät todennäköisesti etene keskimäärin suunnitellulla nopeudella tai on mahdollisuus vapauttaa varoja muuhun käyttöön kuluvan vuoden osalta. Koska meillä on käytössä koko projektisalkun tiedot voimme yksinkertaisella eksponentiaalisentasoituksen mallia (exponential smoothing) käyttämällä arvioida kertyviä tulevia kustannuksia ja niiden mahdollista kehittymistä. Yksinkertaisilla liikennevaloilla saadaan projektisalkusta nousemaan esille projektit, mitkä kaipaavat huomiota. Tässä esimerkissä liikennevaloihin on käytetty automaattisia triggereitä perustuen esimerkiksi budjetin ylittämiseen yli 20% (Punainen). Mikäli tilanne vaatii nopeampaa perehtymistä juuri tiettyyn projektiin voi raportilta helposti porautua siihen: Ja nähdä mistä oikein on kyse, missä tilassa projekti on tai missä tilassa projektin välietapit ovat. Projektiraporttia projektipäällikkö voi myös käyttää projektin seuraamiseen. Samalla päästään myös yhteen totuuteen, kun johto ja projektin vastuuhenkilöt näkevät samat tiedot. Tämä myös lisää näiden järjestelmien datan laatua, sillä virheet tulevat helposti näkyviin ja ne voidaan korjata suoraan järjestelmiin mistä ne ovat lähtöisin. Power BI tarjoaa laajat julkaisuvaihtoedot raporteille, kuten tämän raportin julkinen jakaminen osoittaa. Yrityksen sisäisesti julkaisun voidaan tehdä samaan tapaan tai vaikka esimerkiksi applikaation kautta suoraan puhelimeen. Lisäksi raportit on mahdollista toteuttaa niin että raportilla nähdään vain data, mihin on kirjautuneella henkilöllä oikeudet. Tämän tyyppisen raportin lähteenä voi olla lähes mikä tahansa projektijärjestelmä eikä pelkästään Project Online. Parhaisiin tuloksiin päästään tietenkin ottamalla mukaan dataa suoraan esimerkiksi taloushallinonjärjestelmistä, jolloin projektien todelliset kustannukset voisivat olla lähes reaaliaikaisia. Vastaavasti mitä enemmän järjestelmiä huomioidaan sitä tarkempaa, data on ja sitä lähempänä ennuste voi olla toteumaa. Lisäksi Microsoftin alusta tarjoaa välineet kaikkeen datan hallintaan ja analysointiin, vaikka itse Power BI ei johonkin yksittäiseen käyttötarkoitukseen sellaisenaan toimisi.