Organisaation hierarkian hallintaratkaisu Microsoft Power Platformia hyödyntäen 

Hierarkiat ovat olennainen elementti puhuttaessa yritysten taloudesta, organisaatiorakenteista, taikka tietojärjestelmistä. Ne ovat tärkeä osa organisaatioiden järjestäytymistä. Oli organisaatio sitten "flätti" taikka perinteisemmin järjestäytynyt, hierarkioita on aina olemassa. Esimerkkinä vaikkapa yrityksen talousfunktiossa käytettävät tilihierarkiat. Usein käytettäviä hierarkioita ovat myös vaikkapa kustannuspaikkahierarkiat, tuotehierarkiat, taikka alais-esimieshierarkia. 

Näin kävi mm. eräälle asiakasyrityksellemme. Käytettävän tietojärjestelmän kustannuspaikkojen hallinta ei ollut heidän tarpeisiinsa sopiva - muokkausmahdollisuudet olivat turhan kömpelöitä, aikaavieviä ja virheherkkiä. Pienemmissä yrityksissä tilanne voi sen sijaan olla toisella tapaa haasteellinen; käytetyt ohjelmistot ovat usein sen verran kevyitä että niistä ei tarvittavaa toiminnallisuutta löydy ollenkaan. 

Ratkaisu Microsoftin työkaluilla 

Onneksi on olemassa myös vaihtoehto rakentaa hierarkian hallinta asiakkaan tarpeisiin mukautetusti. Microsoftin Power Platformin low-code työkalut mahdollistavat tämän loistavasti. Kun kaikkea ei tarvitse koodata alusta lähtien, on tarpeita vastaavan hierarkian hallintatyökalun kehittäminen Power Appsin ja Power Automaten kaltaisilla low-code työkaluilla myös vikkelää ja kustannustehokasta. 

Kuten alalla moni tietää, on MS Power Apps ratkaisuilla mahdollista tehdä helposti ja nopeasti aplikaatioita jotka vievät tietokantaan käyttäjän syöttämiä tietoja.  

Tämä onnistuu hienosti myös hierarkian kontekstissa: esimerkiksi Power Appsilla voidaan rakentaa visuaalisesti selkeä ja intuitiivinen puunäkymä, jonka kautta käyttäjä löytää hierariasta etsimänsä. 

Käyttäjä ymmärtää puunäkymän avulla hierarkian kokonaisuuden hyvin intuitiivisesti, sekä hahmottaa hierarkiajäsenen sijainnin kokonaisuudessa. Tällaista ominaisuutta ei välttämättä olemassaolevista ERP-, henkilöstö- tai taloushallinnon ohjelmistoista löydy. Puunäkymän kautta käyttäjä pääsee myös tutkimaan hierarkiajäsenen lisätietoja, voi muokata sitä haluamallaan tavalla, taikka lisätä hierarkiaan uuden jäsenen. Tarvittaessa muutokset viedään tietokantaan vasta pääkäyttäjän suorittaman hyväksytyksen jälkeen. 

Etuja tässä toteutustavassa on muitakin: 

• Hierarkian hallinnan UI on tarvittaessa upotettavissa yrityksen oleamassaoleviin Power BI raportteihin. 
• Tietokantaan tallennettu master data hierarkiarakenteesta on suoraan yrityksen raportoinnin käytettävissä - esimerkiksi PowerBI raportilla voimme jyvittää vaikkapa tuloja tai menoja hierarkiamme mukaan. 
• Hierarkiaan voidaan rakentaa yrityksen tarpeita vastaava tietojen validointi - aplikaatioon ja/tai tietokantaan rakennettu logiikka esimerkiksi tarkastaa että käyttäjän syöttämä tieto on juuri oikeassa muodossa, ja että muutoksia ei voi lisätä pakollisia tietoja syöttämättä. 

• Power Platformin ratkaisuilla voimme rakentaa suhteellisesti vähäisellä vaivalla myös muita automatisoituja lisäaskeleita. Power Automaten avulla voimme viedä mm. syötetyt tiedot muihinkin sijainteihin ja järjestelmiin joissa tiedon tulee olla, vaikkapa CRM:ään. 

Keskikokoisen organisaation ratkaisu PowerAppsia hyödyntäen 

Puhuttaessa esimerkiksi satojen kustannuspaikkojen hierarkioista, sopii Power Apps yksinäänkin ratkaisuksi mainiosti. Vaikka Power Appsissa ei valmiina ole visuaalista hierarkiaelementtiä, onnistuu sen rakentaminen osaavalta kehittäjältä helposti. Kun hierarkiajäsenten määrä kasvaa sadoista tuhansiin, saattaa applikaation käsittelemä tietomäärä kasvaa niin suureksi, että muut ratkaisut tulevat yksittäistä Power Appsia järkevämmiksi. Power Apps vie tietojen prosessointia / laskentaa tiettyjen funktioiden osalta lähdetietokantaan. Siten riippuu myös aplikaatioon rakennetusta logiikasta missä vaiheessa tulee seinä vastaan, käsiteltävän datamäärän kasvaessa. 

Suurikokoisen organisaation ratkaisu Power BI:ta ja PowerAppsia hyödyntäen 

Kun hierarkiajäseniä on tuhansia, on eräs toimivaksi havaittu ratkaisu ollut Power BI:n & Power Appsin yhdistelmä. Yllä oleva kuva havainnollistaa miten organisaation kustannuspaikkahierarkian hallinta on toteutettu Power BI raportin sisälle. Puunäkymä (vasemmassa laidassa) toteutetaan Power BI:n olemassa olevilla työkaluilla. Raportilta valitaan hierarkiajäsen, jota raportille upotetulla Power Appsilla (oikea yläkulma) muokataan. Hierarkiaversio valitaan oikeasta alakulmasta. Kokonaisuutena ratkaisu on laskentatehokas - applikaatio hakee raportilta vain välttämättömän tiedon ja tuhansien jäsenten hierarkiapuu toimii viiveettä. 

Kirjoittajasta

Mika Laaksonen on Power Platform -kehityksen asiantuntija.