Mitä on talouden seurannan ja budjetoinnin ennakoiva analytiikka?

Mitä hyötyä on talouden seurannan ja budjetoinnin analytiikasta?

Talouden seurannan ja budjetoinnin analytiikka tarkoittaa teknologioita, organisaation osaamista ja prosesseja, joiden avulla organisaatiot pystyvät tekemään tarkempia, tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä. Sen ytimessä on organisaation sisäisen ja ulkoisen datan hyödyntäminen historiatietojen sekä ennusteiden avulla niin että toiminnan suunnittelusta tulee läpinäkyvää, ennustettavaa ja strategisesti linjassa olevaa organisaation tavoitteiden kanssa.

Hyvä analytiikka on myös jatkuvaa oppimista ja reagointia, mikä liiketoiminnan suorituskyky nyt, mihin suuntaan liiketoiminta on menossa ja mitä resursseja tarvitaan haluttujen tulosten saavuttamiseksi? Budjetoinnissa otetaan kantaa tavoitteisiin, mutta vain riittävä toiminnan ymmärrys sekä tiedonhallinta kytkevät sen reaalimaailmaan. 

Budjetti on numeerisessa muodossa esitettävä toimintasuunnitelma

Budjetin taustalla on suunnitelma toiminnasta suunnittelujaksolle, esimerkiksi kalenterivuodelle tai tilikaudelle, ja suunnitelma esitetään numeerisessa rahamääräisessä muodossa mutta taustalla täytyy olla ymmärrys organisaation toiminnasta.

Alla on esitetty muutamia moderneja budjetoinnin muotoja. 

Toimintoperusteinen budjetointi (Activity-Based Budgeting, ABB)

Toimintoperusteinen budjetointi perustuu siihen, että kustannuksia ei tarkastella pelkkinä kuluerinä, vaan niiden taustalla olevina toimintoina. Ideana on selvittää:

• Mitkä toiminnot tuottavat arvoa?
• Mitä resursseja nämä toiminnot kuluttavat?
• Kuinka paljon toimintojen suorittaminen maksaa?

Analytiikka auttaa mallintamaan näitä riippuvuuksia tarkasti. Process mining - työkaluilla tai ERP-järjestelmien tapahtumadatalla voidaan esimerkiksi selvittää tuotantoprosessin todellisia läpimenoaikoja, tilausten käsittelyn työmäärää tai tukipalvelujen kuormitusta. Tämä tieto voidaan yhdistää kustannusajureihin, jolloin budjetti perustuu todelliseen toiminnan volyymiin ja tehokkuuteen, ei pelkkiin liiketoiminnan asiantuntijoiden ammattitaidollaan tekemiin arvioihin.

ABB:n vahvuus on sen kyky tehdä kustannusrakenne näkyväksi ja auttaa kohdistamaan organisaation kassamenot kulujen ja investointien muodossa juuri sinne, missä ne tuottavat eniten.

Nollapohjabudjetointi (Zero-Based Budgeting, ZBB)

Nollapohjabudjetoinnissa lähtökohta on useita muita budjetoinnin muotoja radikaalimpi, budjetti rakennetaan alusta ilman oletuksia edellisen vuoden kustannustasosta. Jokainen menoerä on perusteltava joka kerran uudelleen. Tämä lähestymistapa auttaa:

• karsimaan tehottomia menoja
• priorisoimaan toimintoja strategisesti
• arvioimaan, mitkä prosessit ja kulut ovat aidosti liiketoiminnan kannalta välttämättömiä

Analytiikka tukee ZBB:tä erityisesti tarjoamalla faktapohjaisia vertailuja siitä mitkä prosessit ovat liian kalliita suhteessa niiden tuottamaan arvoon, mitä toimintoja voidaan automatisoida ja missä resurssien käyttö ei vastaa liiketoiminnan uusia tarpeita.

Esimerkiksi palveluketjuista kertyvä data voi paljastaa, että tietyissä vaiheissa syntyy systemaattista odottelua tai ylityökuormaa. Tämä antaa konkreettisen perusteen joko lisätä resursseja kriittisiin kohtiin tai muotoilla prosessi uudelleen. Näin ZBB-budjetti voidaan rakentaa uudelleen organisaation toimintasuunnitelman pohjalta ilman vanhojen kulurakenteiden painolastia.

Miten liiketoimintaprosessien tuottama data auttaa budjetointijakson suunnittelussa?

Organisaation liiketoimintaprosessien tuottaman datan hyödyntäminen on nykyaikaisen budjetoinnin kulmakivi. Keräämällä ja analysoimalla dataa yrityksen eri toiminnoista voidaan rakentaa realistinen ja ennakoiva kuva tulevasta budjetointijaksosta.

Volyymi- ja kysyntäennusteet

Tilausmäärät, tuotantosyklit, asiakaskysyntä, kausivaihtelut ja palvelun käyttöasteet ennakoidaan datan avulla. Tämä mahdollistaa tarkemman resursoinnin ja kustannusennustamisen.

Pullonkaulat ja tehottomuudet

Process mining tai analytiikkatyökalut paljastavat prosessien todelliset kulut, pullonkaulat ja poikkeamat. Näiden avulla budjetoidaan niin, että kriittisiin kohtiin varataan riittävästi resursseja, ja tehottomat kustannukset jätetään pois.

Simulointi ja skenaarioanalyysi

Datan avulla voidaan rakentaa vaihtoehtoisia skenaarioita:

• Mitä jos kysyntä kasvaa 10 %?
• Mitä jos prosessin automaatio vähentää manuaalityötä 30 %?
• Mitä jos raaka-aineiden hinta muuttuu?

Skenaarioiden vertailu tuottaa talousjohdolle konkreettista pohjaa päätöksentekoon.

Keskeytymätön taloudellisen suorituskyvyn seuranta (rolling forecasts)

Budjetti on toimintasuunnitelma, mutta sen lisäksi tarvitaan myös jatkuvaa seurantaa toteumasta sekä ennusteita tulevasta. Tämä mahdollistaa ennakoinnin ja oikea-aikaiset muutokset toimintasuunnitelmaan. Parhaimmillaan esimerkiksi tilinpäätös pelkästään osoittaa sen mikä ennusteiden kautta jo aiemmin tiedettiin. 

Yhteenveto

Talouden suunnittelun ja budjetoinnin analytiikka yhdistää strategian, toiminnan ja liiketoimintaprosessien tuottaman datan. Toimintoperusteinen budjetointi auttaa tekemään kustannusrakenteen näkyväksi ja kohdistamaan resurssit oikein. Nollapohjabudjetointi haastaa organisaation pohtimaan, mitkä kulut todella ovat tarpeen. Kun näitä menetelmiä tuetaan prosessidatalla, budjetista tulee tarkempi, ketterämpi ja paremmin liiketoiminnan tavoitteita tukeva.

Moderni budjetointi perustuu datan ohjaamaan ymmärrykseen siitä, miten organisaatio todella toimii – ja miten sen kannattaa toimia tulevaisuudessa.

Ready Solutionin toimittamia projekteja joissa hyödynnetään edellä kuvattuja talouden seurannan ja budjetoinnin analytiikan tarjoamia mahdollisuuksia.

• Logistiikka-alan yrityksen analytiikkajärjestelmä Microsoft Fabric - teknologialla
• Julkishallinnon inhouse – yksikön Fabric – pohjainen analytiikkajärjestelmä
• Nokian kaupungin lakehouse – analytiikan ratkaisu
• Mehiläinen – talousraportoinnin automaatio
• Kuljetusalan yhtiön talouden analytiikkajärjestelmä
• Energiayhtiön analytiikkajärjestelmä
  

.

Jos haluat kuulla lisää tarjoamastamme tällä alueella niin ota yhteyttä oheisella lomakkeella tai laita viestiä asiantuntijallemme.